Se faz parte de uma equipa flexível ou remota, as plataformas de mensagens empresariais, tais como o Slack, o Flock e o Fuze, podem alterar fundamentalmente o modo como comunica com os clientes e os colegas. O jornalista de tecnologia, James Day, partilha o que precisa de saber
É semelhante ao WhatsApp, mas para comunicações empresariais internas. Por outras palavras, é o sistema de mensagens empresarial. Em vez de se perder no e-mail ou de ficar preso em reuniões demoradas, as aplicações de chat instantâneo seguras podem acelerar a interação do pessoal e aumentar a produtividade.
Com a indústria dos sistemas de mensagens empresariais a estimar que os seus cinco milhões de utilizadores a nível global possam chegar aos mil milhões nos próximos 10 anos (1), este mercado em rápido crescimento está prestes a explodir. Com tantas plataformas à escolha e tecnologias sensacionais – tais como, a inteligência artificial (IA), a realidade aumentada (RA), a Internet das Coisas (IoT) e a realidade virtual (RV) – todas prontas para desempenhar o respetivo papel, eis como navegar no campo minado dos sistemas de mensagens.
1. Por que chegou a altura de mudar
Comunicação aberta e eficiente. Todas as empresas acreditam nisto, mas nem sempre o oferecem. A nossa relação de amor com o e-mail é compreensível, mas reduz a produtividade se considerar a quantidade de mensagens necessárias para marcar uma reunião. Agora imagine uma conversa instantânea em tempo real com todos os colaboradores desse projeto e poderá pensar que, afinal, a reunião deixou de fazer sentido.
O sistema de mensagens empresarial seguro não se destina a substituir o e-mail. Tem, efetivamente, como objetivo evitar que o tráfego chegue ao destino mais cedo. Uma sondagem da aplicação de mensagens Flock, realizada no Reino Unido em 2017, sugere até que reduziu até 70% o número de reuniões e de e-mails necessários por parte dos utilizadores.
“O ecossistema empresarial cresceu e as atividades no local de trabalho tornaram-se mais colaborativas”, afirma o bilionário fundador da Flock, Bhavin Turakhia. “É por isso que temos de responder rapidamente aos muitos desafios no local de trabalho. Evidentemente, as ferramentas que permitem aos utilizadores colaborar harmoniosamente e em tempo real são fundamentais.”
2. Porquê tanta agitação?
Com indivíduos a perder 27 minutos de tempo de produtividade todos os dias (equivalente a 1 dia inteiro por mês) devido a problemas de TI, a sistemas lentos e a kits desatualizados (2), quaisquer ferramentas que possam ajudar a agilizar os processos de trabalho diários são sempre bem vindas.
Um serviço de mensagens empresarial superior oferece mais do que apenas um método conveniente de conversar. Para começar, deve funcionar sem problemas em todas as plataformas, como é o caso do seu computador ou do portátil, smartphone e tablet. Isto também inclui as chamadas de voz e vídeo.
Deverá ser fácil partilhar o conteúdo digital, por exemplo, arrastar e largar um documento que, normalmente, anexaria a um e-mail. A integração com aplicações externas, como Dropbox, Trello, MailChimp e outras, é útil, tal como é útil um armazenamento em nuvem seguro com vários níveis de encriptação.
Por último, o serviço tem de ser escalável de acordo com a dimensão da empresa e não ficar com o desempenho comprometido se a equipa aumentar. A aplicação Flock foi adotada pela empresa de gestão global Accenture, o fabricante eletrónico Ricoh e o fabricante de facas suíço Victorinox, ao passo que a aplicação ainda mais popular, Slack, é utilizada pelo gigante informático IBM, a emissora britânica ITV, a Samsung, a AirBnb o eBay, entre outros.
3. Líderes do setor
Já que se trata de se manter ativo, não admira que os serviços que motivam a procura tenham, todos eles, nomes em voga. O Fuze, o Flock e o Slack já são conhecidos e abrangem todos os critérios acima mencionados. O trio está direcionado para os utilizadores finais e requer muito pouca configuração.
Por outro lado, o Twilio destina-se a programadores que procuram integrar o sistema de mensagens em tempo real no respetivo software. Alternativas incluem o Teamwire, utilizado pelos bancos e as forças policiais na Alemanha, e o BroadSoft, recentemente adquirido pela Cisco Systems.
A liberdade do software de código aberto poderá ser particularmente apelativa caso trabalhe com informações sensíveis, precise de manter as comunicações protegidas por uma firewall ou, simplesmente, não confie na nuvem e prefira utilizar um servidor local. Nesse caso, escolha um serviço como o Rocket.Chat, o Mattermost ou o Oneteam. Senão, escolha um dos melhores dos restantes que competem para chamar a atenção. Na maioria dos casos, a transferência e a utilização são gratuitas, mas as funcionalidades avançadas são pagas.
Não há dúvidas de que o sistema de mensagens em tempo real guardado na nuvem acelera a produtividade. Por exemplo, imagine um novo membro da equipa que começa a trabalhar na empresa e que precisa de ficar rapidamente a par de um projeto. Em vez de marcar reuniões demoradas, chamadas de conferência ou reencaminhar resmas de mensagens de e-mail, o histórico de conversações da equipa e os documentos partilhados ficam instantaneamente acessíveis para que possa começar de imediato.
4. Os quatro grandes
A Microsoft, a Google, a Amazon e a Apple nunca iriam ficar muito longe. O Microsoft Teams faz parte do Office 365, mas pode ser integrado em produtos que não da Microsoft. O gigante tecnológico considerou adquirir o Slack por 8 milhões de dólares, mas reconsiderou depois de Bill Gates ter alegadamente pressionado para que, em vez disso, o dinheiro fosse aplicado para desenvolver o Skype para empresas (consulteAs redes sociais assumem outra dimensão).
O Google Jibe é descrito como um Serviço de Comunicações Avançado (RCS). O mesmo partilha uma série de semelhanças com os sistemas de mensagens empresariais, mas destina-se apenas a utilizadores Android. Enquanto que o Amazon Anytime será, supostamente, mais compatível com todos os dispositivos do seu computador ou dispositivos móveis e mais orientado para o consumidor.
O Business Chat da Apple é uma nova funcionalidade do iMessage lançada este ano. Aqui, a ideia é facilitar o contacto dos clientes com as empresas, como por exemplo, o banco, para resolverem problemas. As vantagens para todos aqueles que já estão enraizados no ecossistema da Apple são bastantes óbvias, com sincronização em todos os dispositivos iOS, incluindo o iPad, iPhone e Apple Watch. Também poderá iniciar conversas através de ligações no Safari, Maps, Spotlight e no assistente de voz Siri.
Uma cena do Altspace que mostra uma reunião entre avatares virtuais
5. As redes sociais assumem uma nova dimensão
O próprio WhatsApp é o preferido das pequenas empresas em mercados emergentes e afirma que 80% das pequenas empresas no Brasil e na Índia utilizam o seu serviço. Neste sentido, foi lançado o WhatsApp Business, que funciona como o Business Chat da Apple e explica possivelmente por que razão é apenas Android atualmente.
Outras plataformas de cliente assimiladas pelas empresas são o Workplace do Facebook e o Skype para empresas. O Workplace partilha a imagem e a funcionalidade familiares do Facebook, mas restringe elementos a colegas de trabalho e inclui algumas características do sistema de mensagens empresarial. O Skype para empresas também troca os amigos pelos colegas de trabalho. Este está integrado no Office 365, mas será eventualmente absorvido pelo Microsoft Teams, que supostamente faz parte de um grande plano do gigante tecnológico para fazer pressão sobre o Slack… a plataforma que quase comprou.
A vantagem de se utilizar plataformas conhecidas é o facto de o pessoal poder navegar à sua maneira e a grande velocidade (um trunfo para a produtividade). Além disso, o impacto de criar estas plataformas apenas para empresas – separadas das contas de mensagens pessoais – significa que não existem distrações como "gostos", "identificações" ou outras notificações que surgem durante o dia de trabalho.
6. IoT e IA
Imagine que pede à Alexa da Amazon para enviar uma mensagem à equipa no Slack através do seu Echo Dot. A ascensão de dispositivos IoT domésticos inteligentes torna os sistemas de mensagens empresariais viáveis. Uma utilização ligeiramente mais aterradora da IoT é um sistema de assiduidade inteligente. Uma rápida passagem do cartão na sua secretária confirma a sua chegada ao trabalho e informa instantaneamente os seus colegas.
A aprendizagem com máquinas (machine learning) e o sistema de mensagens implica chatbots – mas os chatbots empresariais compatíveis com a IA podem rapidamente executar as tarefas mundanas. Estas incluem localizar informações mais rapidamente, organizar reuniões, marcar ou alterar compromissos e reunir dados internos sobre o negócio. Quem normalmente configurava chatbots empresariais eram os programadores, mas graças às plataformas como o ChattyPeople essa tarefa é cada vez mais fácil.
7. RV e RA
Provavelmente a tecnologia atualmente mais emocionante na eletrónica do consumidor, a Realidade Virtual e a Realidade Aumentada têm um papel preponderante no futuro da comunicação empresarial – e na colaboração também. Com ambas as tecnologias, nem sequer é necessário ter uma sala de reunião física porque pode ligar todos num mundo digital a partir de localizações diferentes.
O Windows Mixed Reality é o sistema acessível de RV da Microsoft. Tem uma parceria com a Altspace para oferecer áreas de reunião virtual onde entra numa sala cheia de avatares – os seus colegas. O mesmo funciona para a RA, só que, desta vez, os outros participantes são como hologramas sobrepostos no mundo real, com todos os gráficos, apresentações e diapositivos igualmente necessários. “Graças a estes avanços, as empresas ficarão ainda mais ligadas globalmente, sólidas e capazes de cumprir os seus objetivos”, afirma Bhavin Turakhia da Flock.
Com tudo isto, o futuro para os sistemas de mensagens empresariais é emocionante, com imensas tecnologias emergentes pelo meio para fazer história e anunciar a uma nova era de trabalho flexível compatível com o século XXI. Então, qual é que vai escolher como seu local de trabalho?
James Day é um jornalista, especialista em tecnologia, que vive no Reino Unido
Fontes:
(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs
(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017
