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Os macrodados e o escritório

Um escritório capaz de recolher dados sobre as atividades dos seus ocupantes poderá assemelhar-se a algo do livro "1984" de George Orwell, mas é muito menos assustador – e muito mais útil – do que parece, afirma James Mitchell da Regus, em conversa com Hannah Hudson

 

“Uma das grandes vantagens do espaço de trabalho flexível é o facto de ser isso mesmo… flexível. Mas como é se sabe exatamente a quantidade de espaço que é realmente precisa?”, pergunta James Mitchell, Head of Business Solutions na Regus. “E como é que sabe se os seus funcionários utilizam de facto as instalações? E do que é que eles precisam? Não seria ótimo se pudéssemos descobrir e, desta forma, melhorar o espaço de trabalho?”

Mitchell trabalha na Regus quase há uma década e, neste momento, é gestor de design de soluções para o grupo de TI da empresa. Parte desta responsabilidade implica explorar de que modo os dados recolhidos dos centros de negócio da Regus podem ser utilizados para melhorar a experiência do espaço de trabalho quer para as empresas, quer para os seus funcionários.

“A recolha de dados é uma parte fundamental do processo de design e que nos ajuda de facto a perceber as necessidades dos nossos clientes”, afirma. “Não se trata de contar chávenas de café – trata-se sim de olhar para tendências e padrões mais abrangentes e utilizar as informações para capacitar empresas e funcionários.”

Controlo climático

Um exemplo simples é monitorizar os volumes do tráfego de dados. “Ao medir o volume de utilização das nossas ligações à Internet, conseguimos prever quando é que precisamos de fornecer capacidade adicional”, explica Mitchell. “Ao fazê-lo, podemos assegurar que todas as pessoas obtêm o melhor desempenho na altura em que realmente precisam e assim trabalham mais eficientemente.”

Os dados também têm outras utilidades: para tornarem o ambiente do escritório mais confortável, por exemplo. “Muito do feedback que recebemos dos visitantes dos centros está relacionado com a temperatura nas salas”, diz Mitchell. “É por esta razão que estamos a desenvolver um programa que utiliza a tecnologia de sensores a nível de ambiente para ajudar a monitorizar e a obter informações sobre esta situação.”

Mitchell explica como é que um sistema conjunto poderia funcionar no futuro: “Com sensores de temperatura em cada sala a comunicar com um sistema central, poderíamos utilizar estes dados para identificar problemas e resolver os mesmos, antes sequer de alguém dar conta da sua existência."

Uma fotografia de James Mitchell

James Mitchell, Head of Business Solutions na Regus

 

Fácil de utilizar

A tecnologia de sensores poderia também ser utilizada para outros fins. “Tal como acontece no setor do retalho, podíamos utilizar a deteção de presença e a monitorização do calor para criar mapas de circulação de pessoas que nos pudessem ajudar a otimizar o design da disposição do escritório”, afirma Mitchell.

Não é um pouco invasivo ter sensores por todo o lado? “O principal aspeto a reter é o facto de os dados recolhidos serem sempre anónimos”, diz ele. “Apenas queremos conhecer melhor o ambiente do escritório e apenas reunimos as informações que sejam úteis para este propósito. O nosso objetivo é fazer com que o centro tenha um melhor ambiente de utilização por parte das pessoas."

“Pense no seu carro”, acrescenta. “Graças ao GPS, o fabricante do seu automóvel sabe como conduz, onde conduz, a sua velocidade, além de outras informações. O fabricante não sabe quem você é e nem está interessado nisso. Ele apenas quer saber o que pode fazer para melhorar o desempenho do automóvel – de forma a tornar a condução mais segura e confortável.”

Mitchell pretende destacar a importância de respeitar a privacidade dos utilizadores, em particular desde a entrada em vigor do RGPD (Regulamento Geral da Proteção de Dados) em maio de 2018. “Levámos a cabo um grande programa para assegurar a conformidade da Regus com a nova legislação de dados da UE”, afirma. “Além disso, estamos a procurar a melhor maneira de aplicá-la a todas as nossas operações a nível global e não apenas aos países afetados pela legislação. A privacidade é importante para todos nós e queremos fazer mais do que simplesmente estar em conformidade com a legislação local.”

Melhores escritórios

Por último, diz Mitchell, o resultado da recolha de todos estes dados é proporcionar um ambiente de escritório superior no qual trabalhamos. “Queremos perceber de que modo as pessoas utilizam os nossos centros, para que possamos dar-lhes mais daquilo que precisam e menos daquilo que não necessitam”, afirma. “Quando criamos novos centros, podemos ajustar as disposições para refletir aquilo que as pessoas pretendem – talvez reduzindo o número de secretárias e aumentando as áreas de descanso.

“Também poderíamos melhorar os centros de negócio existentes. Além da temperatura, poderíamos monitorizar os níveis de ruído e o brilho da iluminação para depois aplicar estes conhecimentos. Quer se opte pelo isolamento acústico, pela reprodução de ruído branco ou pelo aumento da intensidade da luz em determinadas áreas, podemos ter maior capacidade de resposta face às necessidades dos clientes.”

No futuro, os dados poderão até ser utilizados para criar um espaço de trabalho totalmente personalizado para cada pessoa e de forma individual. “Imagine chegar ao emprego e ter um espaço que é exatamente aquilo que pretendia”, diz Mitchell. “A sala está à temperatura certa, a iluminação está perfeita, a rede está configurada para si e as ferramentas de colaboração estão prontas a utilizar. Até poderíamos preparar a sua chávena de café preferida.”

“É esse o verdadeiro poder dos dados”, acrescenta. “Quando tratados de forma correta e responsável, podem ajudar-nos a encontrar maneiras de viver melhor.”

 


Hannah Hudson é a editora da revista Regus